O czym trzeba pamiętać, organizując imprezę firmową?

Zacznij od podstaw – miejsce i zakres imprezy firmowej

Pierwszym elementem, który trzeba ustalić, jest liczba osób. Przed rozpoczęciem przygotowań najlepiej określić szacunkową liczbę uczestników, ponieważ od tego zależy wiele kolejnych decyzji przy organizacji imprezy. Mowa tutaj przede wszystkim o wynajęciu lokalu oraz organizacji wyżywienia, a jeśli wydarzenie ma charakter wyjazdowy – transportu na miejsce imprezy i z powrotem. Jeśli uczestników będzie dużo mniej, niż pierwotnie planowano, zmarnujesz sporo pieniędzy, jeśli natomiast na event przyjdzie więcej osób – czeka Cię duży chaos organizacyjny i najpewniej sporo niezadowolonych gości.

Pamiętaj, że restauracje, centra konferencyjne i inne lokale eventowe mają często odległe terminy rezerwacji. Im większy event, tym trudniej o miejsce relatywnie szybko. Po określeniu liczby osób i charakteru imprezy warto już kilka miesięcy wcześniej zapewnić sobie wszystkie potrzebne usługi: lokal, catering, transport (jeśli konieczne) oraz atrakcje – np. firmy organizujące pokazy laserów, pokazy barowe, fotobudki. Właściciele wszystkich tych biznesów również mogą mieć napięte terminy.

Wybór atrakcji, program imprezy

Oprócz opisanych wcześniej podstawowych kwestii organizacyjnych, o powodzeniu eventu decyduje program imprezy. Trzeba dobrać go do specyfiki zespołu i dopasować do celu, jaki sobie założyliśmy. Takim celem jest często integracja członków zespołu – wtedy warto wybrać atrakcje z obszaru team buildingu. To budowanie więzi przez kreatywne aktywności, będące dodatkowo dobrą zabawą. Podobną funkcję pełnią warsztaty integracyjne dla firm, pozwalające jednocześnie budować kompetencje miękkie.

Popularne atrakcje spoza obszaru team buildingu, które pasują do niemal każdej imprezy to pokazy artystyczne, wykład inspirującej osoby, degustacja alkoholi lub warsztaty kulinarne. Duże możliwości w zakresie doboru atrakcji dają też eventy wyjazdowe – przykłady to spływ kajakowy, paintball, survival, czy integracja firmowa w górach.

Pamiętaj też, by atrakcje oraz menu dopasować do swoich gości – np. catering dobierz tak, by znalazły się tam również potrawy dla wegetarian. Jeśli planujesz aktywności sportowe, sprawdź, czy wszyscy uczestnicy mogą je wykonywać. Dla tych, którzy nie mogą, zaproponuj aktywności alternatywne, dzięki czemu nikt nie będzie się nudził.

Organizację imprezy możesz powierzyć specjalistom

Jak widać, organizacja firmowej imprezy to duże przedsięwzięcie. Możesz zrealizować je sam, choć prostszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług profesjonalistów. Szukając firmy organizującej eventy dla firm we Wrocławiu, wybierz taką, która ma już doświadczenie na rynku, a dzięki temu kontakty pozwalające zorganizować wydarzenie sprawnie (nawet w krótkim terminie) i w korzystnej cenie. Specjaliści pomogą dobrać zakres atrakcji do posiadanego budżetu oraz charakteru imprezy. Firma eventowa może zająć się w Twoim imieniu wszystkim aspektami organizacji wydarzenia – od zaplanowania scenariusza eventu po jego realizację w najmniejszych szczegółach. Wybrane aspekty możesz też zrealizować samodzielnie w ramach ustalonej współpracy – zwykle możliwa jest tutaj duża elastyczność.

Pamiętaj o formalnościach i dokumentach

Ważną kwestią przy organizacji eventów są także formalności – pamiętaj o weryfikacji wszystkich umów, a także czy wszyscy kontrahenci otrzymali opłaty w terminie. Jeśli tak się nie stało, rezerwacja może zostać anulowana lub opóźni się realizacja wybranych usług, np. spersonalizowanych upominków. Wydarzenie warto także ubezpieczyć. Polisa ubezpieczeniowa chroni uczestników wydarzenia, ale także organizatora przed skutkami różnego typu niespodziewanych zdarzeń.

Integracyjne imprezy firmowe we Wrocławiu organizuje Festa Event. Firma ma w swojej ofercie wiele nieszablonowych atrakcji, przygotowuje też wiele różnych typów wydarzeń. To między innymi szkolenia, warsztaty, gry terenowe, imprezy jubileuszowe, pikniki firmowe, imprezy dla dzieci i wiele innych.